Privacy statement

Privacy en klantgegevens

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk en voorgeschreven door beroepsorganisaties, om gegevens over de klant en diens begeleiding vast te leggen. Daarnaast is het door zorgverzekeringen en gemeentes voorgeschreven om gegevens over de klant en diens begeleiding te registreren. Dit gebeurt via het dossier van de klant, het klantdossier, waarin alle gegevens over de intake en begeleiding van een klant worden verzameld. Alle dossiers van onze klanten samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie.

 

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Hierin is de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het verkeer van die gegevens geregeld.

 

De door (overheids)instanties, bedrijven, instelling en privépersonen aan Senzai verstrekte gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze verordening bepaald is.

 

De door (overheids)instellingen, bedrijven en particulieren aan Senzai verstrekte gegevens worden uitsluitend voor het doel waarvoor zij bestemd zijn overgedragen.

Senzai houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), blijft gelden.

 

Privacyreglement, geheimhouding en de rechten van de klant

Als iemand zich aanmeldt voor begeleiding bij Senzai begint bijna direct het vastleggen van diens gegevens; een klant moet daarvan op de hoogte worden gesteld.

Senzai houdt alle informatie over cliënten die aan haar worden overgedragen ten behoeve van de uitvoering van een afgesloten contract geheim en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

Senzai is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht zowel ten aanzien van het personeel als voor de bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en zorgt voor naleving van deze geheimhoudingsplicht.

Naast vermelding van het feit dat er gegevens worden opgeschreven en bewaard, moet een klant ook weten wat zijn of haar rechten zijn met betrekking tot die gegevens.

Hierbij worden door Senzai de algemeen aanvaarde rechten ten aanzien van klanten in acht genomen.

 

Het gaat in grote lijnen om de volgende rechten:

 

1.      Het recht op inzage van de gegevens

De klant die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij de eindverantwoordelijke begeleider c.q. het hoofd begeleiding. Het hoofd begeleiding zorgt er dan voor dat binnen korte termijn gehoor wordt gegeven aan de wens van de klant.

 

2.      Toestemming begeleiding en vaststelling begeleidingsplan

Senzai draagt er zorg voor dat de begeleiding van de klant dan wel vaststelling of wijziging van het begeleidingsplan slechts plaatsvindt met gerichte toestemming van de klant.

 

3.      Het recht op correctie en verwijdering van feitelijke onjuistheden

Als de klant van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de klant het recht op correctie of verwijdering van die gegevens.

 

4.      Het recht op een kopie van de gegevens

Een klant kan desgewenst een kopie van zijn dossiergegevens krijgen.

 

5.      Het recht op verlenen en intrekken van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden.

Gegevens uit het dossier van een klant kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten Senzai) worden verstrekt als de klant daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens als na de begeleiding gedurende de bewaartermijn voor dossiers. De klant heeft ten alle tijden het recht deze toestemming schriftelijk op te zeggen.

 

Opslaan speciale gegevens

Het kan voor de begeleiding van belang zijn dat in het dossier gegevens worden opgenomen over godsdienst, levensovertuiging of ras. Indien u als klant bezwaar heeft tegen registratie van deze gegevens kunt u ons dat kenbaar maken. Als daarbij na overleg uw bezwaren blijven bestaan heeft u het recht om een klacht in te dienen. Voor meer informatie over het indienen van een klacht kunt u terecht bij de privacytoezichthouder, de autoriteit persoonsgegevens.

 

Bekendmaking privacyreglement

Vanaf 1 mei 2018 geeft Senzai op het moment dat er een overeenkomst is tussen Senzai en opdrachtgever het bestaan van het privacyreglement aan en wijst op de vindbaarheid ervan op de websites van Senzai. Indien gewenst mailt of stuurt Senzai de documenten naar de klant en/of opdrachtgever of geeft deze onmiddellijk ter inzage.

 

Het klantdossier

Het klantdossier is de weergave van de hele begeleiding van een klant en bevat aantekeningen over aanmelding, intake, begeleiding en beëindiging/afronding van het begeleidingstraject. Verder bevat het dossier gegevens over de financiële en administratieve regelingen, eventuele correspondentie rond de begeleiding en gegevens over de resultaten van deelonderzoeken.

Direct verantwoordelijke voor het bijhouden van het dossier is de begeleider die ook verantwoordelijk is voor de begeleiding van de betreffende klant.

Deze begeleider schrijft ook het eventuele rapport aan de opdrachtgever.

 

Bewaren van dossiers

Dossiers worden maximaal twee jaar bewaard, met dien verstande dat na afloop van deze termijn van twee jaar van de dossiers alleen de procesgegevens (NAW, startdatum traject, datum einde traject, aantal en duur van de sessies) maximaal 7 jaar worden bewaard; na 7 jaar worden de dossiers geheel vernietigd. Deze termijn houdt verband met de voor het beroep van coach vereiste herregistraties na 5 jaar, waarvoor in ieder geval de procesgegevens moeten worden bewaard. Tevens houden de bewaartermijnen van Senzai rekening met de wettelijke en fiscale eisen die een bewaartermijn van 7 jaar inhouden. Gegevens die niet meer bewaard behoeven te worden, worden gewist. De papieren dossiers worden na beëindiging van de trajecten opgeslagen in archiefdossiers op jaartal en bewaard in een afgesloten kast.

De actuele dossiers worden buiten kantoortijden eveneens bewaard in een afgesloten kast.